Apologies and Excuses, Vietnamese Translation

It's a real pleasure to post this translation into Vietnamese by Nicy Nguyen of a post on Apologies and Excuses. For more information on such translations check out: 

http://www.coupofy.com

·         Latest Translations

Sự Bào Chữa Và Lời Xin Lỗi

By Coupofy USA on August 12, 2015 in English to Vietnamese

The Communication Blog

Một diễn đàn cho người sử dụng bất kỳ các văn bản của tôi, nhưng thực sự cho bất cứ ai quan tâm đến thông tin liên lạc giữa các cá nhân, các nguyên tắc cơ bản của thông tin liên lạc của con người, và để nói trước công chúng.

5.24.2008

Tôi đã viết lại đoạn trên về lời diện lý do cho các phiên bản tiếp theo của TICB và tôi nghĩ rằng nó có thể có ích để đăng bài ở đây. Sự khác biệt giữa bài này và một trong những ấn bản lần thứ 11 là điều này phân biệt rõ ràng hơn về lý do diện cớ và lời xin lỗi cùng thảo luận về một số tính chất để hiệu quả hơn lời xin lỗi.

Chuẩn bị vấn đề cho cuộc đàm thoại: Việc diện cớ và Lời xin lỗi.

Vào những lúc bạn có thể nói những điều sai trái; sau đó, bởi vì bạn không thể xóa các thông điệp (giao tiếp thực sự là không thể đảo ngược), bạn có thể cố gắng để cung cấp một số loại của một lời giải thích; bạn sẽ cố gắng để giải thích những gì đã xảy ra. Có lẽ các phương pháp phổ biến nhất để làm như vậy là cái cớ và những lời xin lỗi, hai khoản đàm thoại liên quan chặt chẽ. Bào chữa, trung tâm cho tất cả các hình thức giao tiếp và tương tác, là "sự giải thích hoặc hành động làm giảm bớt những tác động tiêu cực của hoạt động của một diễn viên, qua đó duy trì một hình ảnh tích cực cho bản thân và những người khác xung quanh" (Snyder, 1984; Snyder, Higgins, & Stucky, 1983) . Lời xin lỗi là những biểu hiện của hối hận hay buồn phiền cho những gì mình đã làm hoặc cho những gì đã xảy ra. Thường thì cả hai được hoà trộn-Tôi không nhận ra nhanh như thế nào tôi đã lái xe (lý do); Tôi thực sự xin lỗi (lời xin lỗi). Hãy tách biệt chúng và nhìn đầu tiên vào cái cớ.

Sự Bào chữa

Lời bào chữa có vẻ đặc biệt nhất là trong khi bạn nói hoặc bị buộc tội vì nói một điều gì đó đi ngược lại những gì được mong đợi, xử phạt, hoặc được coi là "quyền" của những người mà bạn đang nói chuyện. Cách lý tưởng, Sự bào chữa sẽ là lý do giảm tác động tiêu cực của thông điệp.

Một số Động cơ cho việc Bào Chữa

Động cơ chính cho việc đưa ra lý do bào chữa dường như chỉ để duy trì lòng tự trọng của bạn, để hoạch định một hình ảnh tích cực cho chính mình và cho người xung quanh. Lời bào chữa cũng đại diện cho một nỗ lực để giảm bớt căng thẳng: Bạn có thể cảm thấy rằng nếu bạn có thể đưa ra một cái cớ, đặc biệt là một trong những lý do tốt mà được chấp nhận bởi những người xung quanh bạn, nó sẽ làm giảm các phản ứng tiêu cực và căng thẳng sau đó đi kèm với một hiệu suất kém.

Lời bào chữa cũng có thể cho phép bạn duy trì các mối quan hệ hiệu quả giữa các cá thể, ngay cả sau khi một số hành vi tiêu cực. Ví dụ, sau khi chỉ trích hành vi của một người bạn và quan sát những phản ứng tiêu cực với những lời chỉ trích của bạn, bạn có thể cung cấp một cái cớ như, "Xin hãy tha thứ cho tôi; Tôi thực sự kiệt sức. Tôi chỉ không nghĩ được. "Lời bào chữa cho phép bạn sắp xếp các thông điệpngay cả bạn có thể bạn thất bại -thì nó như một tia sáng ưu đãi cho bạn.

Các dạng Bào chữa

Nhiều nhà nghiên cứu khác nhau đã phân loại thành các danh mục bào chữa khác nhau (Scott & Lyman, 1968; Cody & Dunn, 2007). Một trong những kiểu được ưa chuộng tốt nhất phân loại bào chữa thành ba loại chính (Snyder, 1984):

·         Tôi không có làm điều đó: Tại đây bạn có phủ nhận rằng bạn đã làm những gì bạn đang bị buộc tội. Sau đó bạn có thể đưa lên một cái cớ để chứng minh bạn không thể thực hiện nó, hoặc có lẽ bạn có thể cáo buộc người khác làm những gì bạn đang bị đổ lỗi cho ("Tôi chưa bao giờ nói rằng" hoặc "Tôi thậm chí còn không gần nơi đó khi nó đã xảy ra ").Các câu loại như "Tôi không có làm điều đó" nói chung là những lời bào chữa tồi tệ nhất (trừ khi chúng là thực sự có thật), bởi vì họ không thừa nhận trách nhiệm và không đưa ra sự đảm bảo rằng lỗi này sẽ không diễn ra lần nữa.

·         Nó không quá tệ: Tại đây bạn có thừa nhận để làm việc đó nhưng tuyên bố hành vi phạm tội đã không thực sự quá xấu hoặc có lẽ đó là có sự biện minh cho hành vi ("Tôi chỉ đệm các khoản chi phí, và thậm chí sau đó chỉ có một cách khiêm tốn" hay "Chắc chắn, tôi đánh ông ta, nhưng ổng nói cái kiểu đáng cho điều đó").

·         Có, nhưng: Ở đây bạn cho rằng tình tiết giảm nhẹ chiếm khoảng hành vi đó; ví dụ, rằng bạn đã không kiểm soát được bản thân mình lúc đó hoặc là bạn không có ý định làm những gì bạn đã làm ("Đó là nói chuyện lúc say xỉn" hay "Tôi không bao giờ có ý định làm tổn thương anh, tôi đã thực sự cố gắng để giúp đỡ ").

Sự bào chữa tốt và xấu

Câu hỏi quan trọng nhất đối với hầu hết mọi người là những gì làm cho một lý do bào chữa tốt đẹp và những gì làm nên một lý do xấu (Snyder, 1984; Slade, 1995). Làm thế nào bạn có thể bào chữa tốt và do đó được thoát khỏi vấn đề, và làm thế nào bạn có thể tránh cái cớ xấu rằng đó chỉ làm cho vấn đề tồi tệ hơn? Các người hoạc định sử dụng lý do bào chữa tốt đẹp điều độ; các nhà hoạch định lý do bào chữa xấu dựa vào cớ quá thường xuyên. Các nhà hoạch định lý do bào chữa tốt tránh đổ lỗi cho người khác, đặc biệt nhất là những người mà họ làm việc cùng; các nhà hoạch định lý do bào chữa xấu thậm chí đổ lỗi cho đồng nghiệp làm việc chung của họ. Theo cách tương tự, các nhà hoạch định lý do bào chữa tốt không gán sự thất bại của họ cho người khác hoặc cho công ty; các nhà hoạch định lý do bào chữa xấu thì làm. Các người hoạch định lý do bào chữa tốt đẹp thừa nhận trách nhiệm của mình đối với sự thất bại bằng cách ghi nhận rằng họ đã làm điều gì đó sai (không phải là họ thiếu năng lực); các người hoạch định lý do bào chữa xấu từ chối chấp nhận bất kỳ trách nhiệm về thất bại của họ. Không ngạc nhiên, các người hoạch định lý do bào chữa người chịu trách nhiệm sẽ được coi là đáng tin cậy hơn, có thẩm quyền, và đáng yêu chuộng hơn những người từ chối trách nhiệm (Dunn & Cody, 2000).

Điều gì làm cho một lời bào chữa hiệu quả và những cái khác không hiệu quả sẽ thay đổi từ một nền văn hóa khác và sẽ phụ thuộc vào các yếu tố đã được thảo luận như chủ nghĩa cá nhân, tập thể của văn hóa, khoảng cách quyền lực của nó, là giá trị nó đặt vào sự quyết đoán, và nhiều khuynh hướng văn hoá khác (Tata, 2000 ). Nhưng, ít nhất là tại Hoa Kỳ, Nhiều nhà nghiên cứu đều đồng ý rằng những lời bào chữa tốt nhất trong giao tiếp giữa các cá nhân có năm yếu tố (Slade, 1995; Coleman, 2002).

1.      Bạn chứng minh rằng bạn thực sự hiểu được vấn đề và cảm xúc của đối tác của bạn theo là hợp lệ và chính đáng. Tránh việc giảm thiểu các vấn đề hoặc tình cảm của người đối tác của bạn ("Nó chỉ là $ 100; bạn đang phản ứng thái quá", "Tôi đã chỉ có hai giờ muộn").

2.      Bạn thừa nhận trách nhiệm của bạn. Nếu bạn làm điều gì sai trái, tránh tham dự vòng loại trách nhiệm của bạn ("Tôi xin lỗi nếu tôi đã làm điều gì sai trái") hoặc thể hiện một sự thiếu chân thành ("Được rồi, tôi xin lỗi, nó rõ ràng là lỗi của tôi một lần nữa"). Mặt khác, nếu bạn có thể chứng minh rằng bạn không kiểm soát được những gì đã xảy ra và do đó không thể đtổ chức chịu trách nhiệm, lời bào chữa của bạn có thể sẽ có tính thuyết phục (Heath, Stone, Darley, & Grannemann, 2003).

3.      Bạn thừa nhận sự không hài lòng của mình vào những gì bạn đã làm; bạn thể  hiện điều đó rõ ràng rằng bạn không hài lòng với chính mình vì đã làm những gì bạn đã làm.

4.      Bạn thể hiện rõ ràng rằng là lỗi lầm của bạn sẽ không bao giờ xảy ra nữa.

Một số các nhà nghiên cứu bao gồm một bước thứ năm mà thực sự là một lời xin lỗi. Ở đây bạn sẽ yêu cầu sự tha thứ cho những gì bạn đã làm. Hãy xem xét lời xin lỗi cụ thể hơn.

Lời xin lỗi

Trong hình thức cơ bản nhất của nó, một lời xin lỗi là một biểu hiện của sự hối hận cho điều gì đó bạn đã làm; đó là một cam đoan rằng bạn đang rất tiếc. Và như vậy, cơ bản nhất của tất cả các lời xin lỗi đơn giản chỉ là: Tôi xin lỗi. Trong cách sử dụng phổ biến, lời xin lỗi bao gồm một số sát nhập của hành động sai trái trên một phần của người đưa ra lời xin lỗi. Đôi khi những hành vi sai trái được thừa nhận một cách rõ ràng (Tôi xin lỗi, tôi nói dối) và đôi khi chỉ bằng cách ngụ ý (Tôi rất tiếc bạn đang rất thất vọng).

Trong nhiều trường hợp, lời xin lỗi cũng bao gồm một yêu cầu cho sự tha thứ (Hãy tha thứ chậm trễ của tôi) và một số bảo đảm rằng điều này sẽ không diễn ra một lần nữa (Xin vui lòng tha thứ cho chậm trễ lỗi của tôi, nó sẽ không thể xảy ra một lần nữa).

Theo trang web của Harvard Business School Working Knowledge (http://hbswk.hbs.edu/archive/3481.html, được truy cập 20 tháng 5 2008) lời xin lỗi rất hữu ích vì hai lý do chính. Lời xin lỗi (1) giúp cứu vãn các mối quan hệ (như bạn có thể dễ dàng tưởng tượng) và (2) chĩnh đốn lại uy tín của người phạm sai lầm. Vì vậy, nếu bạn làm điều gì sai trong mối quan hệ của bạn, ví dụ, một lời xin lỗi sẽ giúp bạn sửa chữa các mối quan hệ với đối tác của bạn và có thể làm giảm mức độ xung đột. Cùng một lúc, tuy nhiên, nhận ra rằng những người khác biết về hành vi của bạn (chỉ nghĩ đền Jerry Springer) và một lời xin lỗi sẽ giúp cải thiện hình ảnh của bạn trong tâm trí của họ. Cùng một lúc, tuy nhiên, nhận ra rằng những người khác biết về hành vi của bạn (chỉ nghĩ đền Jerry Springer) và một lời xin lỗi sẽ giúp cải thiện hình ảnh của bạn trong tâm trí của họ.

Một lời xin lỗi hiệu quả, giống như một cái cớ hiệu quả, phải được chế tác cho các tình huống cụ thể. Lời xin lỗi hiệu quả là tùy các tình huống. Một lời xin lỗi hiệu quả cho người yêu trong thời gian dài, cho cha mẹ, hoặc người giám sát mới có thể sẽ rất khác nhau, vì các cá nhân là khác nhau và các mối quan hệ khác nhau. Và như vậy, nguyên tắc đầu tiên của một lời xin lỗi hiệu quả là phải xem xét đến sự độc đáo của các tình hình – người, bối cảnh, các quy tắc văn hóa, các mối quan hệ, cụ thể hành vi sai trái, mà bạn có thể muốn xin lỗi. Mỗi tình huống sẽ gọi cho một tin nhắn khá khác nhau về lời xin lỗi.

Tuy nhiênchúng ta có thể cung cấp một số khuyến nghị chung. Kết hợp những hiểu biết của một loạt các nghiên cứu, bảy điều nên và không nên  có thể sẽ được cung cấp cho xin lỗi một cách hiệu quả.

Bảy điều Nên làm

1.      Nên thừa nhận hành vi sai trái nếu thực sự hành vi sai trái xảy ra. Chấp nhận trách nhiệm. Sở hữu những hành động của bạn; không nên cố gắng để bỏ qua chúng như là việc của người khác. Thay vì "Smith lái xe quá chậm, bởi vậy khỏi hỏi tại sao tôi trễ tận 30 phút ," mà hãy nói "tôi nên đã trễ thì nên nghĩ đến lượng giao thông tắt nghẽn ."

2.      Nên biết xin lỗi. Nói (và có ý nghĩa) những lời tôi xin lỗi hay gì tôi đã làm là sai.

3.      Nên thể hiện cụ thể chứ không phải là thuật ngữ chung những gì bạn đã làm. Thay vì "Tôi xin lỗi vì những gì tôi đã làm", nói "Tôi xin lỗi vì say rượu tại bữa tiệc và chọc ghẹo tất cả mọi người."

4.      Nên thể hiện sự hiểu biết về cách người khác cảm thấy và thừa nhận tính hợp pháp của những cảm xúc, ví dụ, "Bạn có mọi quyền để nóng giận; Tôi nên đã gọi. "

5.      Nên bày tỏ sự hối tiếc của bạn mà điều đã tạo ra một vấn đề cho người khác, "Tôi xin lỗi tôi làm bạn bỏ lỡ cuộc hẹn của bạn."

6.      6. Nên tự  khắc phục sự cố (bất cứ khi nào có thể), "Tôi xin lỗi, tôi đã không dọn sạch các đống hỗn độn tôi đã làm; Tôi sẽ làm điều đó ngay bây giờ. "

7.      7. Nên đưa ra sự đảm bảo rằng điều này sẽ không xảy ra lần nữa. Nói, khá đơn giản, "Nó sẽ không xảy ra một lần nữa" hoặc tốt hơn và cụ thể hơn, "Tôi sẽ không đi trễ nữa."

Bảy điều không nên

Cùng một lúc bạn nên làm theo những gợi ý cho việc tạo một lời xin lỗi hiệu quả, hãy cố gắng tránh những thông điệp kém hiệu quả chung như:

1.      Đừng xin lỗi khi nó không cần thiết.

2.      Đừng biện minh cho hành vi của mình bằng cách đề cập ai cũng làm nó, ví dụ, "Mọi người đều rời khỏi công việc sớm vào thứ sáu."

3.      Đừng biện minh cho hành vi của bạn bằng cách nói rằng những người khác đã làm một cái gì đó đều sai: "Tôi chơi poker; vì bạn chơi xổ số. "

4.      Đừng buộc tội người khác đóng góp cho vấn đề. "Tôi nên biết bạn đang quá lo lắng về việc nhận được số liệu chính xác lúc 09:00" 5.

5.      Đừng giảm thiểu các tổn thương rằng điều này có thể đã gây ra. Tránh những ý kiến như, "Vì vậy, các số liệu đến muộn một chút. Không thành vấn đề chứ?"

6.      Đừng bao gồm lời bào chữa với những lời xin lỗi. Tránh kết hợp như "Tôi xin lỗi các con số này muộn nhưng tôi đã có rất nhiều công việc khác để làm." Một bào chữa thường được đưa trở lại những lời xin lỗi và nói rằng, trong thực tế, tôi thực sự không tiếc vì đã có lý do chính đáng cho những gì tôi đã thực hiện nhưng tôi nói "tôi xin lỗi" để trang trải tất cả các căn cứ của tôi và làm cho tình hình khó chịu này đi.

7.      Không dùng các cách dễ dàng để trốn tôi và xin lỗi thông qua e-mail (trừ khi việc làm sai trái đã được cam kết trong e-mail hoặc nếu e-mail là hình thức duy nhất hoặc chủ yếu của bạn trong truyền đạt thông tin). Nói chung, đó là hiệu quả hơn để sử dụng một chế độ cá nhân về các thông tin liên lạc-mặt-đối-mặt hoặc điện thoại, ví dụ. Đó là khó khăn nhưng nó hiệu quả hơn.

---

Danh mục: tin nhắn nặc danh, lời xin lỗi, lời bào chữa, The Interpersonal Communication Book

Bài viết mới hơn                  Trang chủ                 Bài viết cũ hơn

---

Main version http://tcbdevito.blogspot.in/2008/05/excuses-and-apologies.html

Watermark template. Powered by Blogger.

Post navigation

All Rights Reserved - Potential Asia

·         Home

·         Latest Tr

Read More

Partial Apologies

Here is a study from the Journal of Personality and Social Psychology that shows that partial confessions/apologies may actually increase the guilt a person experiences. The reason, it seems, is that guilt is created by the lying implicit in the partial confession and this is added to the guilt felt over the original transgression. It's unlikely that this will apply in all such situations and a full confession--depending on the situation--may actually increase the interpersonal problems. We see this on Maury and Jerry Springer and similar shows where a guest confesses to, say, a one-time affair but the lie detector reveals multiple affairs. The confessor may indeed experience added guilt for lying but this is likely to be minor compared to the interpersonal problems the couple now confronts. So, while partial confessions may create added guilt, this does not mean that we should advise total confession in all situations. This "added guilt" is just one additional factor that needs to be considered when thinking about and framing apologies or confessions.

Read More

Everyday (but Sometimes Difficult) Conversations

 

Conversation is something we engage in everyday, often without thinking about the process itself. Yet, there are conversations that may create difficulty, apprehension, and an uncertainty about how to proceed. Here are a few such conversational situations: small talk, making introductions, giving and receiving compliments, giving and receiving advice, making excuses, and offering apologies. What follows is a brief discussion of each of these conversational situations, some suggestions for making them go more smoothly and effectively, and brief exercises to practice the skills. As such it can easily be used as a unit in a course in Interpersonal Communication [or Introduction to Communication] and in fact much of this comes from my Interpersonal Messages, Interpersonal Communication Book, and 50 Communication Strategies books.

 

Small Talk

Small talk is pervasive; all of us engage in small talk. Sometimes, we use small talk as a preface to big talk. For example, before a conference with your boss or even an employment interview, you’re likely to engage in some preliminary small talk. How are you doing? I’m pleased this weather has finally cleared up. That’s a great-looking jacket.The purpose with much of this face-to-face small talk is to ease into the major topic or the big talk. On Facebook and Twitter, however, small talk may actually be an end in itself—simply a way of letting your “friends” know that you went to the movies last night and not necessarily to get into an extended discussion of the movie.

Sometimes, small talk is a politeness strategy and a bit more extensive way of saying hello as you pass someone in the hallway or a neighbor you meet at the post office. And so you might say, “Good seeing you, Jack. You’re ready for the big meeting?” or “See you in geology at 1.”

Sometimes your relationship with another person revolves totally around small talk, perhaps with your barber or hair dresser, a colleague at work, your next-door neighbor, or a student you sit next to in class. In these relationships, neither person makes an effort to deepen the relationship, and it remains a small-talk relationship.

Although “small,” this talk still requires the application of interpersonal communication skills.

·        Keep it noncontroversial. Small talk is not the place for deep religious or political discussions.

·        Be positive. No one likes a negative doomsayer.

·        Talk about noncontroversial topics; if there are wide differences of opinion on a topic, it’s probably not appropriate for small talk   

·         Be sensitive to leave-taking cues. Small talk is necessarily brief, but at times one person may want it to be a preliminary to the big talk and another person may see it as the sum of the interaction.

·        Talk in short sequences; dialogue, don’t monologue. Keep it brief.

·        Stress similarities rather than differences; this is a good way to ensure that this small talk is noncontroversial.

·        Answer questions with enough elaboration to give the other person information that can then be used to interact with you. Let’s say someone sees a book you’re carrying and says, “I see you’re taking interpersonal communication.” If you say simply “yes,” you’ve not given the other person anything to talk with you about. Instead, if you say, “Yes, it’s a great course; I think I’m going to major in communication,” then you have given the other person information that can be addressed. Of course, if you do not want to interact, then a simple one-word response will help you achieve your goal.

 

Exercise

Here are a few occasions for small talk. What do you say (if anything)?

1.      You’re on a cross-continental flight and feel it would be nice to talk with the person you’ll be sitting next to for the next five hours.

2.      You’re on the elevator with someone who works for the same company but with whom you’ve never talked.

3.      You arrive early for class and three other students are in the room. No one is talking. 

4.      You’re in a coffee shop where people sit at long communal tables and stare at their smart phones and tablets.

5.      You’re on line at a supermarket and the cashier’s computer goes down; it will be a three or four minute wait.

 

Making Introductions

One of the interpersonal communication situations that often creates difficulties is the introduction of one person to another person. Let’s say you’re with Jack and bump into Jill who stops to talk. Because they don’t know each other, it’s your job to introduce them. Generally, it’s best to do this simply but with enough detail to provide a context for further interaction. It might go something like this: “Jill Williams, this is Jack Smith, who works with me at ABC as marketing manager. I went to college with Jill and, if I’m not mistaken, she has just returned from Hawaii.”

With this introduction, Jack and Jill can say something to each other based on the information provided in this brief (32-word) introduction. They can talk about working at ABC, what it’s like being a marketing manager, what Jill majored in, what Hawaii is like, what Jill did in Hawaii, and on and on. If you simply said: “Jack this is Jill; Jill, Jack,” there would be virtually nothing for Jack and Jill to talk about.

Here are a few suggestions for making introductions:

·        Introduce the lower ranked person to the higher ranked person. Introduce the private to the general. But, use the higher rank person’s name first, for example, General Smith I like to introduce Private Williams.

·        Introduce the man to the woman. Introduce Joe to Mary, for example, Mary, this is Joe.

·        Defer to rank. In cases where rank and gender conflict, rank wins out; introduce Mary, the intern, to Joe, the supervisor, for example, Joe, this is Mary

·        Shake. Introductions are often accompanied by the firm three-pump handshake, though there are wide cultural differences here.

Exercise

Here are a few situations where introductions seem to be called for. What do you say?

1.      You’re with someone and meet a friend. You don’t want to reveal your relationship with the person you’re with.

2.      You need to make an introduction but forgot the person’s name.

3.      You’re introducing Professor Smart (your Biology professor) and your sister, a first year student.

4.      You’re in a restaurant with a new date and your parents come in.

5.      Your neighbors see you come out of the “wrong” place with the “wrong” person and stop to say hello.

 

Compliments

A complimentis a message of praise, flattery, or congratulations. It’s the opposite of criticism, insult, or complaint. It can be expressed in face-to-face interaction or on social media sites when, for example, you retweet someone’s post or indicate “like” or “+1” or when you comment on a blog post. The compliment functions as a kind of interpersonal glue; it’s a way of relating to another person with positiveness and immediacy. It’s also a conversation starter, “I like your watch; it looks very sophisticated.” In online communication—when you poke, tag, +1, or retweet, for example—it’s a reminder that you’re thinking of someone (and, therefore, being complimentary). Another purpose the compliment serves is to encourage the other person to compliment you—even if not immediately (which often seems inappropriate).

A backhanded compliment, on the other hand, is really not a compliment at all; it’s usually an insult masquerading as a compliment. For example, you might give a backhanded compliment if you say “That red sweater really takes away from your pale complexion; it makes you look less washed out” (it compliments the color of the sweater but criticizes the person’s complexion) or “Looks like you’ve finally lost a few pounds, am I right?” (it compliments the slimmer appearance but points out the person’s being overweight).

Yet compliments are sometimes difficult to express and even more difficult to respond to without discomfort or embarrassment. Fortunately, there are easy-to-follow guidelines.

Here are a few suggestions for giving compliments.

<  Be real and honest. Say what you mean, and omit giving compliments you don’t believe in. They’ll likely sound insincere and won’t serve any useful purpose.

<  Compliment in moderation. A compliment that is too extreme (say, for example, “that’s the best decorated apartment I’ve ever seen in my life”) may be viewed as dishonest. Similarly, don’t compliment at every possible occasion; if you do, your compliments will seem too easy to win and not really meaningful.

<  Be totally complimentary. Avoid qualifying your compliments. If you hear yourself giving a compliment and then adding a “but” or a “however,” be careful; you’re likely going to qualify your compliment. Unfortunately, in such situations, many people will remember the qualification rather than the compliment, and the entire compliment + qualification will appear as a criticism.

<  Be specific. Direct your compliment at something specific rather than something general. Instead of saying something general, such as I like your design, you might say something more specific, such as I like your design; the colors and fonts are perfect.

<  Be personal in your own feelings. For example, say Your song really moved me; it made me recall so many good times. At the same time, avoid any compliment that can be misinterpreted as overly sexual.

In receiving a compliment, people generally take either one of two options: denial or acceptance. Many people resist the compliment in an attempt to appear modest and to avoid any indicating of bragging. And so they might deny it (“It’s nice of you to say, but I know I was terrible”), minimize it (“It isn’t like I wrote the great American novel; it was just an article that no one will read”), change the subject (“So, where should we go for dinner?”), or say nothing. And although the motivation may have been an honest modesty, each of these responses can create problems. When you deny the legitimacy of the compliment, you’re may be interpreted as saying that the person isn’t being sincere or doesn’t know what he or she is talking about. When you minimize it, you might be perceived as saying, in effect, that the person doesn’t understand what you’ve done or what he or she is complimenting. When you change the subject or say nothing, again, you may be thought to be saying, in effect, that the compliment isn’t having any effect; you’re ignoring it because it isn’t meaningful.

Accepting the compliment seems the much better alternative. An acceptance might consist simply of (1) a smile with eye contact—avoid looking at the floor; (2) a simple “thank you,” and, if appropriate, (3) a personal reflection where you explain (very briefly) the meaning of the compliment and why it’s important to you (for example, “I really appreciate your comments; I worked really hard on that design, and it’s great to hear it helped close the deal”). Depending on your relationship with the person, you might use his or her name; people like to hear their names spoken and doubly so when it’s associated with a compliment.

 

Exercise

How would you express a compliment in each of these situations? How would you respond to the compliment you just gave someone else if the compliment was addressed to you?

1.      Your colleague helped you research information you used in your report.

2.      Your blind date shows up and is a lot more than you ever expected.

3.      You had a great dinner at a colleague’s home.

4.      Your friend just lost weight and looks great.

5.      Your friend just got accepted into law school.

 

 

Advising

Advice is the process of giving another person a suggestion for thinking or behaving, usually to change his or her thinking or ways of behaving. The popularity of the “Dear Abby” type of columns in print and in online newspapers and magazines and the many websites that offer advice on just about everything attests to our concern with seeking advice.

In many ways, you can look at advice giving as a suggestion to solve a problem. So, for example, you might advise friends to change their ways of looking at broken love affairs or their financial situations or their career paths. Or you might advise someone to do something, to behave in a certain way, for example, to start dating again or to invest in certain stocks or to go back to school and take certain courses.

Notice that you can give advice in at least two ways. You can give specific advice or you can give advice about advice (or what we might call meta-advice).Thus, you can give advice to a person that addresses the problem or issue directly—buy that condo, take this course, or vacation in Hawaii. But you can also give advice about advice. For example, you might suggest that the individual explore additional options and choices. So, when confronted with a request for advice, this meta-advice would focus on helping the person explore the available options. For example, if a friend asks what he or she should do about never having a date, you might give meta-advice and help your friend explore the available options and the advantages and disadvantages (the rewards and the costs) of each. Another type of meta-advice is to suggest the individual seek expert advice. If confronted with a request for advice concerning some technical issue in which you have no competence, the best advice is often meta-advice, in this case, to seek advice from someone who is an expert in the field. When a friend asks what to do about a persistent cough, the best advice seems to be the meta-advice to “talk to your doctor.” Still another form of meta-advice is to suggest that the decision be delayed (assuming that it doesn’t have to be made immediately). So, for example, if your advice-seeking friend has two weeks to decide on whether to take a job with XYZ Company, meta-advice might suggest that the decision be delayed while the company is researched more thoroughly.

In addition to the suggestions for giving meta-advice, here are some suggestions for giving more specific advice:

<  Listen. This is the first rule for advice giving. Listen to the person’s thoughts and feelings. Listen to what the person wants—the person may actually want support and active listening and not advice. Or the person may simply want to vent in the presence of a friend.

<  Empathize. Try to feel what the other person is feeling. Perhaps you might recall similar situations you were in or similar emotions you experienced. Think about the importance of the issue to the person, and, in general, try to put yourself into the position, the circumstance, or the context of the person asking your advice.

<  Be tentative. If you give advice, give it with the qualifications it requires. The advice seeker has a right to know how sure (or unsure) you are of the advice or what evidence (or lack of evidence) you have that the advice will work.

<  Ensure understanding. Often people seeking advice are emotionally upset and may not remember everything in the conversation. So seek feedback after giving advice, for example, “Does that make sense?” “Is my suggestion workable?”

<  Keep the interaction confidential. Often advice seeking is directed at very personal matters, so it’s best to keep such conversations confidential, even if you’re not asked to do so.

<  Avoid should statements. People seeking advice still have to make their own decisions rather than being told what they should or should not do. So it’s better to say, for example, “You might do X” or “You could do Y” rather than “You should do Z.” Don’t demand—or even imply—that the person has to follow your advice. This attacks the person’s negative face, the person’s need for autonomy.

Responding appropriately to advice is an often difficult process. Here are just a few suggestions for making receiving advice more effective.

<  Accept the advice. If you asked for the advice, then accept what the person says. You don’t have to follow the advice; you just have to listen to it and process it.

<  Avoid negative responses. And even if you didn’t ask for advice (and don’t like it), resist the temptation to retaliate or criticize the advice giver. Instead of responding with “Well, your hair doesn’t look that great either,” consider if the advice has any merit.

<  Interact with the advice. Talk about it with the advice giver. A process of asking and answering questions is likely to produce added insight into the problem.

<  Express appreciation. Express your appreciation for the advice. It’s often difficult to give advice, so it’s only fair that the advice giver receive some words of appreciation.

 

Exercise

What would you say in giving advice in these situations? Assuming you were given the advice you just gave to the other person, how would you respond to the advice?

1.      Your friend who has let himself/herself go in just about everyway possible and asks you why no one asks him/her out.

2.      Your friend is worried about a persistent rash and asks your advice.

3.      A neighbor is considering moving and asks what you think.

4.      A friend’s spouse is cheating and asks you what to do.

5.      Your romantic partner asks for advice on the increasing bouts of depression and anxiety.

 

Excuses

 Excuses seem especially in order when you say or are accused of saying something that runs counter to what is expected or considered “right” by the people with whom you’re talking. Ideally, the excuse lessens the negative impact of the message.

The major motive for excuse-making seems to be to maintain your self-esteem, to project a positive self-image to yourself and to others. Excuses also represent an effort to reduce stress: You may feel that if you can offer an excuse—especially a good one that is accepted by those around you—it will reduce the negative reaction and the subsequent stress that accompanies a poor performance.

Excuses also may enable you to maintain effective interpersonal relationships even after some negative behavior. For example, after criticizing a friend’s behavior and observing the negative reaction to your criticism, you might offer an excuse such as, “Please forgive me; I’m really exhausted. I’m just not thinking straight.” Excuses enable you to place your messages—even your possible failures—in a more favorable light.

 

Types of Excuses. Different researchers have classified excuses into varied categories. One of the best typologies is offered by Snyder, Higgins, and Stucky in their Excuses: Masquerades in Search of Grace:

I didn’t do it: Here you deny that you have done what you’re being accused of. You may then bring up an alibi to prove you couldn’t have done it or perhaps you may accuse another person of doing what you’re being blamed for (“I never said that” or “I wasn’t even near the place when it happened”). These “I didn’t do it” types are generally the worst excuses (unless they’re true), because they fail to acknowledge responsibility and offer no assurance that this failure will not happen again.

It wasn’t so bad: Here you admit to doing it but claim the offense was not really so bad or perhaps that there was justification for the behavior (“I only padded the expense account by a few bucks”).

Yes, but: Here you claim that extenuating circumstances accounted for the behavior; for example, that you weren’t in control of yourself at the time or that you didn’t intend to do what you did (“I never intended to hurt him; I was actually trying to help”).

 

Good and Bad Excuses. The most important question for most people is what makes a good excuse and what makes a bad excuse (Dunn & Cody, 2000; Slade, 1995; Snyder, 1984). How can you make good excuses and thus get out of problems, and how can you avoid bad excuses that only make matters worse?

What makes one excuse effective and another ineffective will vary from one culture to another and will depend on factors already discussed, such as the culture’s individualism–collectivism, its power distance, the values it places on assertiveness, and various other cultural tendencies (Tata, 2000). But, at least in the United States, researchers seem to agree that in the best excuses in interpersonal communication you do the following (Coleman, 2002; Slade, 1995).

<  Demonstrate understanding. Show that you really understand the problem and that your partner’s feelings are legitimate and justified. Avoid minimizing the issue or your partner’s feelings (“It was only $100; you’re overreacting,” “I was only two hours late”).

<  Acknowledge your responsibility. If you did something wrong, avoid qualifying your responsibility (“I’m sorry if I did anything wrong”) or expressing a lack of sincerity (“Okay, I’m sorry; it’s obviously my fault—again”). On the other hand, if you can demonstrate that you had no control over what happened and therefore cannot be held responsible, your excuse is likely to be highly persuasive.

<  Acknowledge your own displeasure. Make it clear that you aren’t happy with your behavior, with what you did or say.

<  Promise that this won’t happen again. Make it clear, to the other person’s satisfaction, that your misdeed will never happen again.

 

Exercise

Mistakes and missteps are inevitable; hence, so are excuses. In framing an excuse you might want to consider such questions as these: how important was your transgression? How important is the person you’ll make the excuse to? Where and through what channel will you express the excuse?

1.      Your report for a scheduled meeting will be two days late.

2.      You expressed especially harsh criticism and the person is crying in response.

3.      You lose your temper over a trivial issue.

4.      Normally, you’re an A student but this last paper was really bad. You need to maintain your good reputation with your instructor.

5.      You make a remark that some people—you can tell from their expressions—take as racially offensive.

 

Apologies

Despite your best efforts, there are times when you’ll say or do the wrong thing and an apology may be necessary. An apology is an expression of regret or sorrow for having done what you did or for what happened; it’s a statement that you’re sorry. And so, the most basic of all apologies is simply: I’m sorry. In popular usage, the apology includes some admission of wrongdoing on the part of the person making the apology. Sometimes the wrongdoing is acknowledged explicitly (I’m sorry I lied) and sometimes only by implication (I’m sorry you’re so upset). In many cases, the apology also includes a request for forgiveness (Please forgive my lateness) and some assurance that this won’t happen again (Please forgive my lateness; it won’t happen again).

An effective apology must be crafted for the specific situation. Effective apologies to a longtime lover, to a parent, or to a new supervisor are likely to be very different because the individuals are different and your relationships are different. And so the first rule of an effective apology is to take into consideration the uniqueness of the situation—the people, the context, the cultural rules, the relationship, the specific wrongdoing—for which you might want to apologize. Each situation will call for a somewhat different message of apology. Nevertheless, we can offer some general recommendations.

<  Admit wrongdoing (if indeed wrongdoing occurred). Accept responsibility. Own your own actions; don’t try to pass them off as the work of someone else. Instead of Smith drives so slow, it’s a wonder I’m only 30 minutes late, say I should have taken traffic into consideration.

<  Be apologetic. Say (and mean) the words I’m sorry. Don’t justify your behavior by mentioning that everyone does it, for example, Everyone leaves work early on Friday. Don’t justify your behavior by saying that the other person has done something equally wrong: So I play poker; you play the lottery.

<  Be specific. State, in specific rather than general terms, what you’ve done. Instead of I’m sorry for what I did, say I’m sorry for flirting at the party.

<  Empathize. Express understanding of how the other person feels and acknowledge the legitimacy of these feelings, for example, You have every right to be angry; I should have called. Express your regret that this has created a problem for the other person: I’m sorry I made you miss your appointment. Don’t minimize the problem that this may have caused. Avoid such comments as So the figures arrived a little late. What’s the big deal?

<  Give assurance that this will not happen again. Say, quite simply, It won’t happen again or, better and more specifically, I won’t be late again. And, whenever possible, offer to correct the problem: I’m sorry I didn’t clean up the mess I made; I’ll do it now.

<  Avoid excuses. Be careful of including excuses with your apology, for example, I’m sorry the figures are late, but I had so much other work to do. An excuse often takes back the apology and says, in effect, I’m really not sorry because there was good reason for what I did, but I’m saying “I’m sorry” to cover all my bases and to make this uncomfortable situation go away.

<  Choose the appropriate channel. Don’t take the easy way out and apologize through e-mail (unless the wrongdoing was committed in e-mail or if e-mail is your only or main form of communication). Generally, it’s more effective to use a more personal mode of communication—face-to-face or phone, for example. It’s harder, but it’s more effective.

 

Exercise

Like excuses, apologies are an inevitable part of relationships—friendships, romantic, and family. In making an apology, consider, for example, How important is the other person to you? How important was your error? Will you have to do something as well as say something?

1.      You posted an unflattering/revealing photo of your friend on your Facebook wall

2.      You revealed a friend’s secret that you had promised to keep confidential

3.      You turned down a date saying you didn’t feel well and later that evening, on a date with another person, you run into the person you told you were ill.

4.      You spilled coffee on a stranger on the bus

5.      Made a remark that was interpreted as racist.

 

Read More